Créer une formation sur mesure engageante

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Par Marie Doyon, Présidente

10 juin 2019 - Nous avons diffusé la semaine dernière la première phase d'une formation sur les différences interculturelles pour une compagnie aérospatiale ayant des employés basés au Québec, en France et en Tunisie. L'expérience a été un succès et les employés se sont reconnus dans la formation et les exemples énoncés. La deuxième phase de ce projet consistera à en faire une adaptation pour le contexte européen.  Notre équipe de France la diffusera en France en juillet.

Le saviez-vous ? Une bonne formation sur mesure ne peut être reproduite ailleurs que chez le client pour qui vous l'avez créée!  Cette expérience récente m'a donné l'idée de vous partager quelques conseils pour réussir la conception d'une formation engageante, captivante et pertinente.

1. Analyse des besoins et définition des objectifs

Tout débute bien sûr par une compréhension des besoins du client, afin de définir clairement les objectifs à atteindre. Pourquoi désire-t-on une formation sur ce thème? Quels sont les enjeux et défis qui y sont liés ? Pourquoi est-ce important d'aborder ce thème? Que souhaitez-vous que les gens retiennent? Quel engagement aimeriez-vous susciter?  En quoi cette formation est-elle liée à vos objectifs d'affaires?

Par exemple, il est déjà arrivé qu'un client nous sollicite pour une formation en service à la clientèle. Mais au terme de cette analyse, il est apparu que les défis de service étaient liés à des problèmes de gestion du temps. Nous avons donc revu les objectifs avec le client afin que la formation soit réellement liée aux besoins des employés et aux objectifs d'affaires de l'organisation.

2. Création d'un focus-group

Une fois les objectifs établis, ceux-ci peuvent encore bouger. Quand je conçois des interventions sur mesure, j'essaie toujours de rencontrer un échantillon du public-cible auquel je devrai m'adresser. J'ai besoin d'entendre des exemples concrets de situations difficiles ou conflictuelles liées au thème pour confirmer ou ajuster les objectifs. Cette documentation orientera la recherche de contenu, d'outils et d'approches d'animation à privilégier, pour s'adapter aux besoins et profils du public-cible.

3. Recherche de contenu ciblé

Avant de concevoir l'activité, il importe de bien se documenter. J'écume les bibliothèques, je commande des ouvrages précis, je lis des articles, je parcours le Web, je m'intéresse aux actualités récentes sur le thème, etc. Cette documentation teintera mon plan de formation. Mon défi sera de diffuser ce contenu de manière captivante et interactive, sans verser dans des présentations trop magistrales. Le tout sera documenté dans le cahier du participant, lesquels pourront consulter la bibliographie des ouvrages concernés et les lire s'ils désirent poursuivre la réflexion.

4. Préparation du design de la formation

Je prépare d'abord un déroulé en bref de la formation, avec les points de contenu et les exercices envisagés. Je fais approuver ce design à mes clients avant de commencer l'élaboration détaillée du plan de formation. Je les informe toutefois que ce déroulé pourra évoluer au moment de sa conception.

5. Élaboration du plan de formation

Que dire de plus ici sinon : 100 fois sur le métier, remettez votre ouvrage. Je construis, déconstruis, réfléchis, déplace des blocs, enrichis, change d'avis, reviens sur mes décisions, je documente...et j'angoisse! Cette dernière option n'est pas nécessaire. Mais c'est le mal nécessaire de ceux et celles qui prennent leur travail à coeur et qui développent des produits de formation sur mesure. On veut surprendre nos clients, et se surprendre nous-mêmes en innovant, en se réinventant chaque fois. Pensez à créer des activités qui solliciteront la découverte, la réflexion, l'engagement et la participation. Faites-les bouger, se déplacer, changer d'équipes, discuter, contester...Rappelez-vous que l'on retient 90% de ce que l'on entend, voit et FAIT. 

6. Préparation des outils 

Une fois le plan de formation détaillé approuvé par le client et les ajustements apportés, on peut commencer la préparation des outils qui seront nécessaires à la diffusion. Présentation visuelle, cahier du participant, etc.

7. Répétitions

Être formateur ne s'improvise pas. Mon parcours parallèle de comédienne m'emmène à m'exercer au même titre que je le ferais pour interpréter un rôle au théâtre. Je verbalise mon contenu et mes consignes. Si je collabore avec un autre animateur, nous établissons un plan de co-animation détaillé et nous répétons ensemble. 

En résumé

Le succès ne s'acquiert qu'avec le travail. Évitez les recettes toutes faites. Une formation en série qui s'adresse à tous et à personne est peut-être abordable à prime abord, mais ne remplacera jamais la conception d'une activité sur mesure, conçue spécifiquement selon l'analyse des besoins de votre client ET des participants à qui elle s'adresse. Bonne création!