Par Sophie Vaillancourt et Marie Doyon
Largement répandue en temps de pandémie, la formation virtuelle pose des défis certains pour les formateurs et animateurs. Distance oblige, il faut redoubler de dynamisme, d’écoute et de savoir-être afin de garder les participants impliqués et motivés. Voici quelques astuces à considérer pour relever le défi.
Comme formateur et/ou animateur, vous devez bien connaître les fonctionnalités de la plateforme utilisée, que ce soit Zoom, Teams, Google Meet, etc. Consultez des tutoriels vidéo au besoin, afin de vous familiariser avec les principales fonctionnalités de l’outil.
D’entrée de jeu lorsque vous lancez votre animation, demandez aux participants s’ils sont familiers avec la plateforme. Si tout le groupe n’est pas au même niveau, il sera est important de leur rafraîchir la mémoire au sujet des fonctionnalités qui seront utilisées pendant votre formation.
Voici quelques exemples de fonctionnalités disponibles sur les plateformes de conférences en ligne et ce que vous pouvez en faire comme animateur.
Caméra
Trop souvent, les apprenants coupent la caméra et sont donc moins mobilisés dans les apprentissages. D’un point de vue technique, il est facile de garder le groupe éveillé et actif en demandant aux apprenants de rester visibles avec la caméra. Ainsi, vous aurez toujours un regard sur l’intérêt du groupe. Le fait de se rendre invisible et muet nous incite, comme apprenant, à changer notre focus d’endroit et peut-être même à faire autre chose.
Micro
Demandez aux apprenants de couper leur micro (fonction muet) jusqu’au moment de leur donner la parole lorsqu’ils manifestent le besoin de s’exprimer. Ça vous aidera à maîtriser davantage la gestion du climat, du déroulement et du contenu.
Lever la main
Plusieurs plateformes de réunions en ligne possèdent cette fonctionnalité qui permet aux apprenants de lever la main s’ils ont des questions pendant vos explications. Cela vous permet d’y répondre au moment opportun.
Converser (Chat)
Cette fonctionnalité permet aux apprenants d’intervenir par écrit. Vous pouvez poser des questions aux apprenants pour maintenir leur intérêt et leur demander de vous envoyer leurs réponses par le « chat ». Il est possible de converser avec tout le monde ou encore avec un seul apprenant. Il également possible pour les apprenants de formuler des questions à travers cet fonctionnalité.
Vous pouvez répondre au moment voulu ou bonifier vos explications en répondant aux questions au fur et à mesure. Par ailleurs, il est important de demander à l’apprenant qui a posé la question si votre réponse correspond à ses attentes.
Pouce en l’air et applaudissements
Cette fonctionnalité peut rendre les choses plus ludiques en demandant par exemple aux apprenants de répondre à une question à choix multiples en votant avec le pouce en l’air lors d’un énoncé. Il est possible de demeurer créatifs en utilisant ces outils. Dans nos formations à distance, nous aimons bien solliciter rapidement et souvent l’interaction sur des questions à choix multiples qui se répondent aisément.
Partage d’écran
Afin de rendre la formation plus dynamique, il est possible de partager des documents à l’écran, comme votre présentation Power Point par exemple. Le fait de diversifier l’offre visuelle permet une meilleure compréhension et un meilleur engagement des apprenants.
Une présentation visuelle dynamique, des vidéos avec des exemples pertinents ou des questions peuvent apparaître à l’écran et faciliter l’engagement des participants.
Avec le partage d’écran, nous diffusons parfois des extraits vidéo de mises en situations avec des acteurs pour illustrer des concepts et contenus et les apprenants peuvent y réagir.
Poser des questions aux apprenants tout au long d’une formation à distance permet à tous de rester bien concentrés sur la formation et de se sentir partie prenante tout au long de la rencontre. Les questions peuvent prendre plusieurs formes.
Questions ouvertes
Les questions ouvertes permettent un échange de bonnes pratiques et peuvent même créer des liens entre les apprenants.
Exemple : À la lumière de la mise en situation vidéo que vous venez de voir, quels sont les éléments qui vous apparaissent de bonnes pratiques ? Lesquels seraient à revoir ?
Questions fermées
Les questions fermées permettent au formateur de connaître le niveau de connaissance ou de compréhension des apprenants. Ils peuvent répondre avec la main levée, le pouce en l’air ou encore simplement en levant la main à l’écran.
Ex : Est-ce que les informations que je viens de vous donner sont suffisantes ou vous avez besoin de plus d’explications ? Levez la main si vous êtes satisfait des explications.
Les questions qui se terminent par vrai ou faux ou encore les questions à choix multiples sont possibles également en présentant les questions à l’écran et en demandant de répondre à la question suite à votre énumération des réponses possibles.
Ex : La situation que vous venez de voir correspond-elle aux critères du harcèlement psychologique, ou est-ce plutôt un exemple de droit de gérance ? Ceux qui souhaitent répondre Harcèlement, levez la main. Droit de gérance, levez la main. Etc.
À distance, des mains se lèveront ou des questions apparaîtront à l’écran. Essayez de répondre selon leur ordre d’arrivée. Si plusieurs participants lèvent la main, vous pouvez leur attribuer un numéro pour indiquer l’ordre des interventions. De cette manière, ils pourront baisser la main et ne seront pas distraits. Stipuler quand vous allez y répondre. À la fin? Après chaque bloc? Etc.
Dans le but de maximiser la participation de tous et d’assurer la rétention des messages, il est essentiel de stimuler les personnes silencieuses et de modérer les personnes qui prennent plus de place.
Pour stimuler : Donnez un temps de réflexion après avoir posé une question. Vous pouvez demander aux apprenants de noter leurs réponses. Vous pouvez aussi faire un tour de parole.
Pour modérer : Limitez le temps d’intervention en octroyant un temps limite ou en donnant l’opportunité à chaque participant de dire une dernière phrase afin de conclure un bloc, lorsque celui-ci s’éternise et lorsque le sujet semble épuisé.
Ajouter un ou des acteurs professionnels
Les acteurs professionnels, en ligne avec les participants peuvent jouer des mises en situation scénarisées, pour illustrer des concepts, partager de nouvelles façons de faire, démontrer ce qu’il faut éviter en plus d’ajouter une touche d’humour ou d’émotion. Ils peuvent exprimer à voix haute ce que tout le monde pense toute bas par exemple, ou poser la question que personne n’ose formuler.
Les acteurs peuvent interagir entre eux et avec les apprenants. Leurs interventions peuvent aussi être enregistrées au préalable et diffusées par l’animateur via un partage d’écran.
Des jeux de rôles à distance
Nous utilisons également des acteurs professionnels lors de formations de style « coaching », afin de permettre aux apprenants de mettre en pratique les apprentissages.
Par exemple, lors d’une formation sur les conversations difficiles avec les employés, des gestionnaires ont pu, après la formation théorique en groupe à distance, prendre rendez-vous avec notre formateur et un acteur pour mettre en pratique une conversation difficile.
À partir d’un cas soumis par l’apprenant, l’acteur joue un personnage d’employé avec les caractéristiques et réactions appréhendées par l’apprenant, qui doit le recadrer et lui donner du feed-back.
Cela permet un réel transfert des apprentissages. Le tout sous la supervision du coach qui donne de la rétroaction et fait le lien avec la théorie présentée.
Nous espérons que ces astuces vous seront utiles pendant et après la pandémie, puisque les habitudes de télé travail risquent de perdurer au-delà de la crise. Mieux vaut en tirer profit au maximum.